PRESENTACIÓN
Es el órgano de apoyo responsable de dirigir, organizar y supervisar los procesos, procedimientos y actividades de la gestión documental del Sistema de Archivo Central en materia académica y administrativa de la UNAP; así como, certificar los documentos oficiales de la Universidad; conducir y gestionar los procesos administrativos y resolutivos de la Asamblea Universitaria, Consejo Universitario y Rectorado; además, dirigir la emisión y otorgamiento de grados académicos y títulos universitarios, y preservar el acervo documental institucional.
La Secretaría General depende jerárquicamente del Rectorado.
FUNCIONES
- Planificar, organizar y conducir la agenda y acuerdos de las sesiones de los órganos de gobierno y de la alta dirección de la Universidad.
- Formular actas y/o resoluciones, conforme a los acuerdos de las sesiones de los órganos de gobierno y de la alta dirección de la Universidad.
- Dirigir y supervisar los procesos de trámite documentario, archivo y registro de grados y títulos de la Universidad.
- Certificar las copias de documentos expedidos por las dependencias autorizadas de la UNAP.
- Autenticar los documentos oficiales emitidos por la UNAP y actuar como fedatario en los actos académicos y administrativos, en el ámbito de su competencia.
- Fomentar y sensibilizar sobre las normas de transparencia y acceso a la información pública conforme a la normatividad.
- Gestionar la atención de las solicitudes y proporcionar la información requerida en aplicación de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
- Conducir la expedición de diplomas de grados y títulos profesionales, así como distinciones honoríficas.
- Administrar el archivo centralizado de la Universidad.
- Organizar y mantener actualizado el archivo de resoluciones de los diferentes órganos de gestión, con la documentación que lo sustenta y demás normas académicas, administrativas de la institución.
- Custodiar la integridad del acervo documentario como parte del Patrimonio Documental de la Nación.
- Formular el cronograma anual de transferencia y de eliminación documentaria según las normas del Archivo Central de la Nación.
- Las demás funciones asignadas por el Rectorado, o aquellas que sean otorgadas por el Estatuto y norma expresa.
ORGANIGRAMA
Unidad de Trámite Documentario
La Unidad de Trámite Documentario es la unidad orgánica que depende de la Secretaría General responsable de ejecutar y coordinar las acciones relacionadas con el proceso de clasificación, verificación, distribución y control del ingreso documentario general de la Universidad.
Sus funciones son:
- Dirigir, supervisar y coordinar el proceso de trámite documentario de los procedimientos administrativos de la Universidad, con la celeridad y plazo preestablecidos en los documentos de gestión.
- Recibir, revisar, clasificar, analizar y registrar la documentación, en observación al Texto Único de Procedimiento Administrativo y normas anexas vigentes.
- Orientar al administrado en el seguimiento de un proceso administrativo logrando la conformidad del servicio brindado.
- Participar o proponer diseño de sistemas de información que aseguren el funcionamiento del trámite documentario.
- Las demás funciones asignadas por la Secretaría General o aquellas que sean otorgadas por norma expresa.
Unidad de Archivo Central
La Unidad de Archivo Central es la unidad orgánica que depende de la Secretaría General responsable de coordinar, organizar y ejecutar las acciones y procesos técnicos del sistema de archivo de la Universidad, velando por la conservación y preservación de los documentos.
Sus funciones son:
- Conservar, organizar, custodiar y depurar la documentación que obra en el archivo de la Universidad, de acuerdo con la normativa aplicable.
- Formular y actualizar los documentos de gestión archivística de la Universidad, de acuerdo con las disposiciones del Archivo General de la Nación.
- Brindar los servicios de búsqueda, préstamo y producción de la documentación que custodia, a los órganos y unidades orgánicas a nivel institucional.
- Elaborar el Plan Anual de Trabajo Archivístico.
- Coordinar y gestionar las labores archivísticas con las unidades de organización de la Universidad, así como, asesorar en forma permanente, para optimizar los procesos técnicos archivísticos.
- Proponer directivas o normas internas, para la administración de archivos activos o de gestión, pasivos o intermedios y permanentes o históricos en observancia con la legislación de la materia.
- Las demás funciones asignadas por la Secretaría General o aquellas que sean otorgadas por norma expresa.
Unidad de Grados y Títulos
La Unidad de Grados y Títulos es la unidad orgánica que depende de la Secretaría General responsable de dirigir, ejecutar y coordinar el proceso de elaboración de diplomas para el otorgamiento de grados académicos y título profesional universitario aprobado en coordinación con las Facultades de la Universidad; y realizar la gestión ante la Superintendencia Nacional de Educación Superior Universitaria (Sunedu), conforme a lo establecido por la normatividad universitaria.
Sus funciones son:
- Dirigir y coordinar el proceso de elaboración de diplomas para el otorgamiento de grados y títulos profesionales previa aprobación del Consejo Universitario.
- Gestionar el proceso de inscripción de grados y títulos en el Registro Nacional de Grados y Títulos de la Sunedu.
- Garantizar la veracidad de la información contenida en los grados académicos y títulos universitarios.
- Elaborar y preservar el registro de firmas y documentos que conllevan al otorgamiento de grados académicos y títulos universitarios.
- Custodiar los expedientes de grados y títulos que se encuentren en trámite.
- Coordinar con Secretaría General las acciones y actividades inherentes a la oficina.
- Supervisar y administrar los libros de registro de grados y títulos de la Universidad.
- Recibir, verificar, registrar, tramitar y archivar los expedientes de otorgamiento de grados académicos, títulos profesionales, grados de maestro o de doctor, así como los duplicados de grados académicos y/o títulos profesionales aprobados por el Consejo Universitario.
- Las demás funciones asignadas por la Secretaría General o aquellas que sean otorgadas por norma expresa.
